Como utilizar a transcrição de áudio em diferentes processos do negócio

A transcrição de áudio é uma tarefa extremamente comum e necessária para diversas atividades econômicas e várias categorias de profissionais. Além de profissionais liberais e prestadores de serviço, diversas empresas executam processos que tornam imprescindível a presença, em vários tipos de situação, de um especialista que seja capaz de registrar em texto corrido o que é dito oralmente.

Essa operação pode parecer muito simples e possível de ser realizada por qualquer pessoa, a qualquer momento, mas não é bem assim. As transcrições não são só a “escrita do que foi falado”; elas podem levar pelo menos cinco vezes mais tempo que a duração das gravações para serem feitas e devem ser minuciosas e precisas ao registrar o que se passou em uma reunião, por exemplo.

A popularização de sistemas focados no processamento de linguagem natural e a evolução técnica de dispositivos e da capacidade de reconhecimento da fala humana elevaram essa atividade a outro patamar. O que antes só poderia ser feito de forma limitada e mediante a programação prévia de equipamentos pode acontecer de forma instantânea, em tempo real e com muito mais acuracidade e organização.

Características fundamentais da boa transcrição de áudio

A evolução das ferramentas trouxe a possibilidade de ampliar o uso da transcrição, aperfeiçoar a precisão dos documentos gerados a partir de arquivos de áudio e expandir os horizontes do mercado, o que permite aplicá-la a diferentes processos em áreas diversas da economia e dos órgãos de governo. Resumidamente, o principal benefício conquistado com o passar do tempo e a criação de “motores” para a transcrição baseada na computação em nuvem foi a eliminação das dificuldades de uso deste recurso.

Neste sentido, há uma série de indicativos que, quando presentes, tornam a transcrição de um áudio bem executada, confiável e eficiente. São eles:

  • a transcrição deve, sempre que possível, ser feita por/com alguém que tenha participado da reunião ou tenha estado presente no momento da realização da entrevista ou tomada de depoimento;
  • a diferença de tempo entre a gravação de áudio e a execução da transcrição deve ser mínima. Quando antes, melhor e mais preciso será o documento gerado a partir da fala das pessoas;
  • tudo o que os sinais sonoros registrarem deve estar no documento escrito. Entre essas particularidades auditivas estão silêncios, ruídos, indicativos de dúvida, rupturas sintáticas, risos, entonação diferenciada e outras manifestações que interfiram na interpretação do contexto precisam estar entre colchetes, em itálico, negrito ou simbolizados por reticências etc.

Transcrições que sigam esses critérios poderão ser consideradas documentos fidedignos sobre discussões, reuniões, negociações e outras interações humanas que exijam algum tipo de comprovação futura.

Aplicações da transcrição de áudio em diferentes ambientes

Considerando a precisão e a capacidade de documentação das transcrições, é fácil entender que ela já seja adotada em diversos meios como um importante “tira-teima” que elimina imprecisões ou desentendimentos causados pela oralidade. Ainda que alguma decisão tenha sido tomada em uma reunião de diretoria de uma empresa, por exemplo, “se não estiver ali, preto no branco, é difícil ser cumprida”.

Manifestações assim são mais comuns do que se imagina, e representam bem a filosofia “cartorária” reinante no Brasil: tudo precisa estar documentado, ser transparente e respaldado legalmente para evitar qualquer tipo de problema. Isso não é ruim, pelo contrário: permite que as coisas sejam feitas de forma correta e elimina a possibilidade de fraudes, mudanças de comportamento balizadas por interesses escusos e não adequadas ao posicionamento de uma empresa, por exemplo.

Além de organizações corporativas, a transcrição de áudio pode ser usada nas mais diversas situações. Em comum elas têm a necessidade de clareza e documentação, além da possibilidade de recuperação de informações a qualquer tempo. Imagine que ainda que os áudios de uma conversa sejam gravados e arquivados adequadamente, não será tarefa fácil procurá-los, enquanto som, em um sistema de recuperação de informações. Não existe um “CTRL+F” para conversas registradas em voz.

Entre as necessidades mais comuns de quem precisa transcrever áudio com qualidade, estão (em negrito as áreas que podem ser beneficiadas com o uso desta tecnologia):

  • documentar reuniões internas de diretoria e conselhos de administração (mercado corporativo);
  • registrar e manter um arquivo das reuniões com clientes para o fechamento, renegociação ou encerramento de contratos (empresas com vendas diretas, representações comerciais e prestadores de serviço);
  • formalizar decisões e acertos feitos em audiências de conciliação (Procons, órgãos da Justiça e câmaras recursais) para a solução de conflitos;
  • processamento de áudio como atividade principal de empresas (veículos de comunicação, como emissoras de rádio e TV, podem transcrever e fazer a triagem dos conteúdos produzidos e que foram ao ar e além de clipá-los, publicá-los em plataformas como sites e jornais);
  • catalogar inspeções e análises feitas por fiscais e monitores de áreas como engenharia, construção civil e medicina.

Demandas como essas podem, a partir do uso da transcrição de áudio como ferramenta de trabalho, formar um acervo riquíssimo para as empresas que saberão identificar as melhores formas de lidar com eles em situações recorrentes e vão dispor de um arcabouço legal que as protegerá de falhas e situações em que possa haver prejuízo de imagem, comercial ou financeiro.

Tecnologia adequada para a transcrição de áudio

Todas as possibilidades citadas anteriormente são um auxílio transformador na realidade de empresas e organizações de todo o mundo. Além da transparência, a adoção de uma ferramenta tão avançada quanto a que seja capaz de fornecer a transcrição de áudio de alta qualidade demonstra o envolvimento da corporação com as boas práticas de compliance e dá aos públicos interno e externo mais segurança e tranquilidade para estabelecer relacionamentos estratégicos para o negócio.

A implantação dessas práticas, felizmente, não exige mais grandes investimentos em equipamentos e infraestrutura. Por meio da computação em nuvem, é possível obter todos os benefícios pontuados acima de forma rápida e torná-los acessíveis às equipes sem a necessidade de capacitações extraordinárias. Além disso, é possível economizar com a gestão eficiente de recursos, já que até smartphones e computadores comuns podem ser usados na tarefa.

Por meio de uma placa de áudio simples é possível conectar um microfone que captará as vozes e as lançará no sistema, usando avançados recursos de comparação de padrões para identificar cada um dos falantes durante a reunião. A partir deste momento, duas situações acontecem, simultaneamente:

  • o áudio captado pelo microfone é gravado pelo computador e pode ser armazenado na nuvem ou em arquivos dentro da própria máquina, permitindo o resgate posterior;
  • a transcrição acontece ao mesmo tempo em que o áudio chega ao computador, passando para um documento de texto tudo o que está sendo dito em um determinado compromisso.

Como a tecnologia é baseada em um avançado sistema de reconhecimento de fala, a transcrição acontece na íntegra e a qualidade do texto é de alta acuracidade e fidelidade, praticamente dispensando a necessidade de revisões e correções.

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Uma resposta para “Como utilizar a transcrição de áudio em diferentes processos do negócio”

  1. Muito interessante, a Digitro está na vanguarda em Tecnologia.

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