Três mitos sobre sistemas de comunicação unificada para empresas

O mercado de sistemas de comunicação unificada deve movimentar quase US$ 100 bilhões em 2023. O levantamento foi feito pela Global Market Insghts, organização que analisa e compila tendências de mercado e aponta, nesta publicação recente, o caminho buscado por diversas corporações ao redor do mundo. Há em comum entre elas o entendimento de que é preciso modernizar e otimizar os canais de comunicação utilizados interna e externamente, seja para o relacionamento entre as equipes ou para estar cada vez mais perto dos clientes.

A necessidade de adequação das estruturas é uma demanda recorrente para os gestores de TI. Eles precisam garantir que a infraestrutura adotada funcione, esteja disponível durante 100% do tempo e seja absolutamente segura. Por isso, segundo o relatório, a perspectiva para os próximos anos é de que metade das empresas que já usam algum tipo de solução integradora dêem avancem em busca de mais qualidade, escalabilidade e eficiência.

Equilibrar essas características para não frustrar os investimentos feitos pela diretoria em tecnologia é uma tarefa importantíssima. Como fazer isso sem arriscar isolar a empresa ou estabelecer parceria com alguém que não consiga suprir as necessidades de forma definitiva?

Continue a leitura deste post e saiba quais são os mitos mais difundidos sobre os sistemas de comunicação unificada para empresas e como melhorar a comunicação corporativa.

1 — Qualquer plataforma é escalável

Um dos fatores mais importantes para indicar o crescimento de uma empresa é a quantidade de clientes que ela atende. Ao longo do tempo, a qualidade dos serviços prestados e a modernização dos produtos pode fidelizar os usuários e trazer mais contratos, o que naturalmente aumentará a demanda por comunicação. Logicamente, quando o crescimento é planejado é mais fácil prever a quantidade de linhas e de posições de atendimento necessárias para dar conta da demanda. Mas nem sempre é assim.

Movimentos de ampliação da base de atendimentos são importantes e exigem capacidade de absorção do fluxo. Neste sentido, é muito importante que as centrais de comunicação estejam preparadas para o aumento repentino — seja de chamadas telefônicas, mensagens ou até mesmo chats de atendimento.

A escolha de uma plataforma que seja escalável é fundamental para garantir o bom funcionamento do negócio, sobretudo se o atendimento for para o cliente do cliente. Essa capacidade nem sempre está presente, principalmente em equipamentos voltados para as pequenas empresas que têm quantidades pré-definidas de linhas de entrada ou funcionam baseados em um link simples de internet. Nesses casos, o ideal é investir em soluções mais robustas e que geralmente são baseadas na computação em nuvem, que virtualizam ramais e permitem alocar mais recursos conforme a demanda.

2 — “Quando chegar no escritório eu respondo”

A frase acima pode até soar estranha numa época em que a convergência tecnológica permite transformar completamente os conceitos de tempo e espaço. Se ela for dita por um vendedor externo, então, é ainda mais absurda.

Graças a dispositivos móveis como tablets e principalmente os smartphones, a produtividade dos colaboradores aumentou exponencialmente. Praticamente nenhuma tarefa exige mais um computador para ser feita, e a estação de trabalho de cada um cabe no bolso. Dessa forma, é extremamente importante que todos os membros de uma equipe corporativa possam ser facilmente localizados e principalmente, contactados.

Por meio de sistemas de comunicação unificada é possível estabelecer canais diretos entre os membros externos e internos das companhias. Alguns aplicativos disponíveis para os sistemas operacionais mais populares entre os celulares permitem, por meio de um acesso único, ter chamadas de voz, transferência de arquivos, atendimento por chat e até recursos de geolocalização que vão potencializar o rendimento dos colaboradores. Além disso, coordenar todos os movimentos a partir de uma plataforma completa transforma processos e proporciona economia.

3 — Aplicativos mais usados são mais seguros

Não são poucas as empresas que adotaram soluções desenvolvidas para consumidores finais como canais de comunicação institucional. Um desses recursos é o WhatsApp, que apesar de ter ganhado uma “versão corporativa” recentemente, não atende a todos os requisitos do ambiente corporativo. E o principal deles é a segurança.

Tecnologias de bate-papo, chamadas de áudio e vídeo e troca de mensagens globais e públicas, ainda que sejam usadas por milhões de pessoas ao redor do globo e recebam atualizações constantes, não contém parâmetros de segurança que podem ser fundamentais para evitar a circulação indevida de informações confidenciais ou até mesmo invasões. Por mais que alguns aplicativos afirmem criptografar as conversas, o ambiente profissional exige mais.

Imagine que o diretor de um grande grupo empresarial utilize um grupo num aplicativo de mensagens pessoal para conversar com líderes baseados em vários países. Se em algum momento da conversa houver a necessidade de compartilhar um relatório secreto e, acidentalmente, o documento for enviado para outro grupo ou contato — talvez até de uma empresa concorrente — nem a criptografia alegada pela plataforma conseguirá evitar que dados sensíveis parem em mãos erradas. O mesmo acontece com ligações telefônicas, áudios e vídeos trocados por plataformas públicas.

Soluções pensadas especialmente para o ambiente corporativo contêm camadas de segurança extras e criptografia de alto padrão para garantir que o que é tratado no ambiente profissional, fique restrito àquele meio. Isso garante tranquilidade nas trocas de informações e ajuda a preservar a segurança digital, sobretudo numa época em que o conceito de Bring Your Own Device (BYOD, em inglês), que incentiva os colaboradores a usarem os próprios dispositivos na rede corporativa, é cada vez mais mais difundido e adotado.

Continue acessando no nosso blog para saber como aperfeiçoar as comunicações e melhorar o relacionamento da sua empresa com os clientes.