Qual o papel das ferramentas de comunicação interna no controle de gastos?

Adotar estratégias eficientes para a comunicação interna da organização é crucial para manter o controle de gastos. Hábitos rotineiros, como realizar uma ligação, podem impactar diretamente nos cofres da empresa. O reflexo de uma comunicação mal estruturada pode, inclusive, chegar à motivação e engajamento dos colaboradores, o que também gera custos, mesmo que indiretos.

Por ser algo tão natural, muitos gestores acabam não tratando a comunicação interna como um overhead que pode ser mensurado, e esquecem que os impactos da má comunicação interna atingem vários âmbitos da empresa: desde a produtividade dos colaboradores, aos custos diretos, como a tarifação de chamadas, e também indiretos, como refações de trabalhos que acontecem por informações desencontradas.

Entenda melhor o papel das ferramentas de comunicação interna no controle de gastos. Continue a leitura.

Como as ferramentas de comunicação podem auxiliar no controle de gastos?

Na questão do controle de gastos, as ferramentas de comunicação interna podem auxiliar de maneira estratégica, na hora de procurar por economia. Além disso, possibilitam a previsão orçamentária por parte do gestor.

Como em toda organização, existem os gastos diretos e os indiretos. Ambos os custos podem ser otimizados ao se implementar um processo de comunicação interna eficiente. Acompanhe:

Custos diretos

Durante o expediente, quantas ligações são realizadas em um único dia? Difícil mensurar? Conhecer este dado pode fazer toda a diferença no seu controle de gastos. Outros pontos podem ser acompanhados de perto, ao utilizar ferramentas para a gestão da comunicação interna:

  • possibilidade de determinar números telefônicos de interesse da empresa para realizar chamadas com tarifas reduzidas;
  • controle de gastos com valores pré-pagos estabelecidos para utilização dos telefones com ligações privadas;
  • relatórios para o controle do uso de telefone para fins particulares;
  • redução de gastos com a realização de videochamadas;
  • acompanhamento das tarifas aplicadas.

Ter acesso a essas informações, possibilita ao gestor tomar medidas que gerem economia e possa realizar o controle de gastos com mais eficiência.

Custos indiretos

Também conhecidos como overheads, são todos os custos que envolvem o funcionamento da empresa. Eles são mais difíceis de mensurar por, justamente, serem indiretos. Mas isso não significa que são menos importantes ou que não seja possível perceber retorno ao investir nesses recursos. Sendo assim, podemos dizer que a utilização de ferramentas de gestão da comunicação interna não impacta apenas no âmbito financeiro, mas também em outros aspectos, como:

  • diminuição do estresse no trabalho ― 52% dos entrevistados, para um levantamento realizado pela revista britânica The Economist, apontaram a comunicação falha como potencializadora do estresse; 
  • aumento do engajamento ― no mesmo levantamento, 31% relataram que a má comunicação se reflete em desânimo pelo trabalho;
  • melhora o clima organizacional e potencializa a produtividade da equipe, o que faz com que ocorram menos erros e retrabalhos;
  • afina a equipe e diminui a rotatividade, como no caso da empresa americana Best Buy, que reduziu o turnover em 12%, com ações de comunicação interna;
  • anula o risco de vazamento de dados confidenciais sobre projetos e estratégias.

Como você pôde perceber, implementar um processo de comunicação bem definido e centralizado em uma única ferramenta, impacta organizações em vários níveis.

Escolhendo a melhor ferramenta: o que levar em conta?

Cada empresa tem suas particularidades e esse é um bom ponto de partida para começar a sua procura. Você precisa se certificar de que a ferramenta de comunicação interna escolhida possa ser adaptada às necessidades da SUA equipe. Aumentar os pontos de atendimento (PAs), por exemplo, são importantes para acompanhar o crescimento da empresa, sem precisar migrar de sistema.

Ambiente seguro

Este item deve ser verificado com muita atenção. Na ferramenta de comunicação empresarial, circulam informações sensíveis, estratégias sigilosas e dados a respeito da organização. A necessidade de um sistema seguro se mostra ainda mais prioritária diante de números, como os divulgados pela empresa de segurança cibernética Fortinet.

O estudo revelou que, apenas no segundo trimestre de 2019, o Brasil sofreu mais de 15 bilhões de tentativas de ataques cibernéticos. Por ser a primeira edição, não há dados para comparação com períodos anteriores, mas o número não deixa de ser alarmante.

Assegure-se de que a ferramenta de comunicação interna escolhida oferece ambiente criptografado e seguro, que assegure todas as mídias (fotos, vídeos, áudios e localizações).

Controle de gastos com chamadas

Se o seu objetivo é que a ferramenta culmine em redução de custos, preste atenção em recursos como tarifador. Ele permite a análise de relatórios com dados dos registros de chamadas e das tarifas praticadas. 

Desta forma, é possível identificar cobranças indevidas ou abusivas, além de permitir a identificação de pontos de economia e a projeção de gastos com comunicação, com base nessas informações.

Crédito determinado para chamadas

Outra funcionalidade indispensável para quem quer otimizar a comunicação no auxílio ao controle de gastos é a que disponibiliza um crédito para o uso dos dispositivos. É possível organizar uma “lista branca”, que são os números de interesse da empresa e, portanto, isentos de cobrança. O sistema pré-pago libera um saldo mensal às contas, o que permite maior controle de ligações particulares.

Somente o fato de centralizar a comunicação da equipe e encontrar ferramentas de troca de informação, já é capaz de otimizar os investimentos em comunicação interna. Mas, as funcionalidades descritas acima, são recursos que vão fazer uma grande diferença para quem deseja aliar agilidade ao controle de gastos.

Faça um bom investimento com uma ferramenta completa

Existem inúmeras opções de ferramentas de comunicação interna no mercado. Busque por aquelas que, além das funcionalidades citadas, permitam a gestão descentralizada. Desta forma, os gestores têm a autonomia necessária para realizarem ajustes de forma muito mais ágil e menos burocrática.

Outros recursos também são imprescindíveis para uma comunicação interna eficiente: salas de conferência, aplicações que automatizam o atendimento, transferência de chamadas e correio de voz associado ao e-mail. Com isso, toda a equipe se mantém integrada por meio de uma única ferramenta, evitando o extravio de informações importantes.

Após a leitura deste artigo, você tem em mãos argumentos suficientes para fazer uma excelente escolha. Espero que tenha gostado!


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