Plano de comunicação interna: primeiros passos

A comunicação é algo que está presente no cotidiano de todos e no ambiente de trabalho não é diferente. Considerando a importância da comunicação no dia a dia das empresas, muitas organizações passaram a entender como ela pode ser melhorada não só com o público externo, mas também internamente.

Compreender a comunicação interna (CI) como parte fundamental de uma cultura organizacional está fazendo muitas empresas voltarem  suas estratégias de crescimento nesta direção, apostando inclusive em aumentos do faturamento. Desta forma, como planejar, prever e mensurar os resultados provenientes da implementação da CI? A resposta é:  um bom plano de comunicação interna (ou plano de comunicação empresarial).

Estruturando o plano de comunicação

Quando uma empresa projeta uma perspectiva de crescimento, é necessário que as equipes estejam alinhadas e preparadas para garantir que isso ocorra da melhor forma. Dentro do planejamento estratégico, a comunicação, tanto interna como externa, cumpre um papel primordial. Para estruturar um bom plano de comunicação temos alguns quesitos simples, porém fundamentais. Conheça: 

Primeiramente, é preciso identificar o porquê da necessidade de implementar, atualizar ou substituir a política de comunicação interna da empresa. Após isso, passamos para os diagnósticos acerca das questões relevantes ao plano de comunicação: público-alvo, objetivos e identificação de falhas.

Diagnóstico principal:

Público Alvo:

O público-alvo, neste caso, são os colaboradores da empresa. Entender o perfil comportamental dos colaboradores de sua empresa é fundamental para a execução de ações relevantes e efetiva para todos. 

Identificar o perfil comportamental dos membros da sua equipe não é uma tarefa fácil. Você pode fazê-lo aplicando através da metodologia D.I.S.C. Este método irá permitir que você conheça melhor o perfil da sua equipe, direcionando em seu plano de comunicação interna as ações que serão mais efetivas dentro da empresa. 

Identificar falhas:

A identificação de falhas na comunicação pode ser feita junto com a pesquisa de público-alvo ou ainda realizando um mapeamento dos processos internos de comunicação, como explicamos neste post. Reconhecer essas falhas é fundamental para que sejam encontradas estratégias no plano de comunicação a fim de melhorá-las.

Objetivos práticos e estratégicos:

Em relação aos objetivos, podemos separar em duas categorias: os objetivos práticos e estratégicos. Os objetivos estratégicos são aqueles que serão alinhados às necessidades da empresa, de forma que o planejamento de comunicação alcance as metas estabelecidas a partir do que foi identificado como urgente para a organização.

Já os objetivos práticos são aqueles específicos para o plano de comunicação. Podem ser definidos como:

  • Buscar maior proximidade entre os colaboradores e gestores;
  • Diminuição nas falhas de comunicação;
  • Implantar uma cultura de feedbacks;
  • Analisar os canais de comunicação que são utilizados, etc.

É preciso considerar também que estes objetivos devem estar amparados pela realidade da empresa. Afinal, não adianta criar metas que não encontrem espaço para serem trabalhadas dentro da organização.

Outros pontos importantes

Além das questões apresentadas anteriormente, outros tópicos a serem considerados na construção de um plano de comunicação interna são: plano de ação, cronograma e orçamento.

O plano de ação nada mais é do que uma explicação de como os objetivos práticos e estratégicos serão alcançados e as ferramentas que podem ser utilizadas para isso. Por exemplo, se o objetivo estratégico é expandir a empresa para mais dois estados, mas sem que isso tenha custos elevados em telefonia, a companhia pode optar por adotar alguma ferramenta ou tecnologia que permita comunicação por meio eletrônico e possa baratear custos.

Além disso, orçamento e cronograma são pontos que parecem simples, mas que merecem atenção especial. Qualquer erro ou falha nestes setores pode gerar prejuízos indesejados à empresa (e isso é algo que ninguém gosta).

5W2H: Uma aliada no processo de construção do seu plano de comunicação.

O sistema 5W2H é uma excelente ferramenta para que você possa compreender exatamente o que não pode ficar de fora em seu plano de comunicação. A ferramenta propõe sete perguntas que buscam definir e entender o escopo geral do seu plano de ação. Isso irá ajudá-lo a encontrar as soluções mais adequadas.

Why (Por que?)What (O que?)
Por que é a decisão certa?
Por que isso é importante?
 
O que isso significa?
O que eu devo saber?
 
Who (Quem?)Where (Onde?)
Quem toma a decisão?
Quem afeta?
 
De onde vem essa decisão?
Onde / quais locais isso afetará?
 
When (Quando?)How (Como?)
Quando isso está acontecendo?
Quando isso terá início?
Como será implementado?
Como a comunicação será feita?
 
How Much (Quanto custará?)
Quanto isso vai custar?
Quanto investimento será necessário?
 


É importante destacar que o 5W2H é apenas uma ferramenta que irá auxiliar você a organizar as ideias e ter uma visão macro de toda a situação. Com isso, você estará apto a tomar melhores decisões. Aplicar esta ferramenta é simples e você pode fazê-lo usando uma simples tabela de Excel. Aqui nós criamos um pequeno painel no tamanho A3, onde colamos respostas em post-it para tornar o processo mais dinâmico e colaborativo.

Baixe um quadro modelo de 5W2H ao final deste artigo.

Por que estruturar um plano de comunicação interna?

De acordo com o que dissemos no início do texto, a comunicação é parte fundamental da rotina das pessoas. Seja em ambientes informais, seja no trabalho, as pessoas necessitam constantemente estar informados sobre situações e fatos que estão acontecendo a sua volta. Desta forma, a elaboração de um plano de comunicação bem estruturado faz com que empresas consigam alinhar suas expectativas com as de seus funcionários para trabalhar com mais eficiência.

Com a aplicação do planejamento de comunicação interna e o uso das ferramentas adequadas, é possível mensurar a efetividade da execução do plano. A partir disso, pode-se realizar uma análise do que está ou não funcionando e do que pode ser melhorado na comunicação.

Por fim, a mensuração destes dados possibilita também uma apresentação das soluções que vêm sendo encontradas para melhorar a comunicação interna, o que pode ser utilizado para relacionar com outros dados de crescimento ou desenvolvimento da empresa.

O desenvolvimento de um plano de comunicação interna é de fundamental importância para quem deseja fazer mudanças na política de comunicação de sua empresa. Portanto, disponibilizamos uma tabela exclusiva que irá facilitar o desenvolvimento desse projeto.


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