Como organizar um bom plano de atualização de sistemas?

Com a tecnologia tão presente em nosso dia a dia, o uso de softwares e programas de gestão ou serviços é algo não só comum, mas necessário para as empresas. Estes, por muitas vezes, acabam se tornando peças fundamentais para o bom funcionamento das organizações.

Porém, a atualização de sistemas nem sempre recebe a devida importância, o que acaba gerando diversos problemas. Como resolver essa situação, quando o setor de TI precisa solucionar outras questões que não tem tanto a ver com a falta de automação e melhoria de softwares, mas são causadas pelo mau uso ou desconhecimento do sistema pelos próprios usuários? Ainda mais quando o software utilizado é obsoleto e traz mais problemas do que soluções a empresa.

A fim de buscar uma melhoria no desenvolvimento e evolução do trabalho, muitos gestores de TI trazem novos sistemas, mais modernos e eficazes para a empresa, mas que nem sempre são aceitos. Como mudar este cenário e deixá-lo mais favorável para que se faça a atualização dos softwares? A resposta é simples: utilizando um plano de atualização de sistemas.

Mas como organizar e deixá-lo claro para mostrar a devida importância desta atualização? É isso que tentaremos fazer neste post: apresentar um método que facilite a vida do gestor de TI para que ele possa realizar este trabalho e auxilie na implementação da atualização de softwares.

O alto impacto nas organizações

Temos ciência de que, na maioria dos casos, a atualização de um software demanda esforços de pesquisa, conhecimento sobre suas funcionalidades e também em relação ao impacto financeiro que será gerado na empresa.

Por este motivo, este deve ser o ponto principal a ser levantado ao iniciar um plano de atualização. Questões em relação ao software atual devem ser analisadas, como o número de usuários e setores onde ele é utilizado, para que tem servido e se as versões disponíveis dele têm atendido às necessidades da empresa.

Outro ponto a ser levado em consideração no plano de atualização é em relação aos impactos que uma mudança no software atual geraria na empresa como um todo. Quais setores seriam mais atingidos e suas necessidades, impactos negativos e positivos da mudança e o tempo que seria necessário para realizar a atualização.

Estudo e análise das atualizações

Quando realizamos um plano de atualização também é necessário realizar estudos de viabilidade e custos de uma possível mudança de software. Este é um dos fatores que muitas vezes levam as empresas a não realizarem atualizações – o medo de uma não adaptação da equipe, o que será um gasto desnecessário, no fim das contas.

De encontro com o ponto anterior, é preciso também considerar no plano o tempo de implantação e treinamento das equipes para a atualização do sistema. A mudança será gradual? As equipes serão treinadas por setor ou todas ao mesmo tempo? O suporte do novo software é capaz de atender às necessidades levadas pela empresa? Ao realizar esse levantamento, o plano de atualização terá uma base melhor para defender o porquê da mudança.

Além disso, é preciso avaliar também a questão da integração do sistema. É importante analisar os dados que já estão integrados ao sistema antigo e como será feita a transição para integrar o novo sistema aos demais softwares da empresa. Existe uma automação que permita essa mudança ou será feita feito manualmente? Como as informações que foram registradas na versão antiga do sistema irão passar para a nova versão? Esse é mais um ponto que vale à pena considerar ao se fazer um plano de atualização.

O que levar em conta ao montar um plano de atualização de sistemas?

Em resumo, ao montar um plano de atualização de sistemas, é preciso que o gestor de TI faça o levantamento de uma série de fatores. Vamos colocá-los em uma lista para facilitar o trabalho de quem deseja ou precisa realizar esse tipo de mudança em sua empresa:

  • Levantar os requisitos do demandante (setor ou diretoria);
  • Verificar setores e usuários que utilizam o software atual da empresa;
  • Fazer um levantamento das necessidades dos setores que serão impactados com a atualização do sistema;
  • Analisar os impactos positivos e negativos da mudança;
  • Realizar um estudo de viabilidade e de custos para a atualização;
  • Estimar o tempo necessário para implantação e treinamento de equipes ao novo sistema;
  • Avaliar os pontos de integração dos sistemas, tanto o antigo quanto o novo.

Outro ponto que é importante a considerar ao fazer um plano de atualização de sistemas é sobre a possibilidade de adquirir uma ferramenta passível de customização, que ofereça uma melhor solução para as necessidades da empresa.

Esperamos que esse conteúdo te ajude a montar um plano de atualização mais eficiente para sua empresa. Estamos aqui para buscar sempre as melhores alternativas e formas de melhorar o trabalho das pessoas!


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