Como a transcrição de áudio pode melhorar a gestão da empresa

Empresas de todos os tamanhos têm se preocupado em transformar a maneira como conduzem seus processos, interagem com o mercado, produzem e lucram. A necessidade é fazer cada vez mais a partir do uso administrativamente sustentável dos recursos, entregando mais e fazendo crescer o faturamento ano a ano. Para que isso aconteça, é fundamental estar atento e buscar constantemente formas para melhorar a gestão da empresa.

Neste sentido, diversas organizações têm se aproximado de um conceito antes característico de grandes conglomerados multinacionais e praticamente exclusivo daqueles que tinham capital nas bolsas: a governança corporativa. Conforme o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC), há princípios básicos a serem seguidos por quem quer fazer o próprio negócio ganhar mercado e relevância, seja na área de atuação local ou globalmente. São eles:

 

  • transparência: se atém à necessidade de oferecer aos interessados quaisquer informações que sejam do interesse deles, e não apenas aquelas que têm publicidade obrigatória por meio de leis ou regulamentos. Importante saber que ela não é válida apenas para assuntos da esfera econômico-financeira, mas envolve também (e principalmente) questões intangíveis, práticos e gerais que ajudam a preservar e otimizar o valor da organização;

 

  • equidade: é o tratamento igualitário e isonômico de todos os sócios e demais interessados no contexto corporativo, levando em consideração os direitos, deveres, as necessidades, os interesses e as expectativas;

 

  • prestação de contas (accountability): é a prestação de contas da atuação da empresa de forma clara, concisa, com linguagem e exposição de fácil entendimento e periodicamente. Ao fazer isso, a empresa assume integralmente as consequências dos próprios atos e omissões, atuando com diligência e responsabilidade no âmbito dos seus próprios papéis;

 

  • responsabilidade corporativa: a preocupação dos diretores e gerentes administrativos deve ser voltada à preservação da viabilidade econômico-financeira da organização, na redução dos fatores externos negativos sobre os negócios e as operações e no aumento dos positivos, considerando o modelo vigente nos curto, médio e longo prazos.

 

Perceba que os quatro pontos são complementares e há, interligando-os, um fio condutor comum: a preocupação com a transparência focada no bom andamento das operações. A tônica é justamente essa, tanto que já aparece no primeiro ponto (considerado o mais importante). O motivo é óbvio: ao adotar a transparência do negócio, a marca se fortalece e a preferência dos clientes tende a se voltar para ela.

Transparência ajuda a melhorar a gestão da empresa

 

Por meio de ações que valorizem a clareza na divulgação de informações, encaminhamento de decisões e comunicação interna, líderes empresariais de todo o mundo esperam, entre outros resultados, conquistar e aumentar a confiança do mercado. Para fazer isso, precisam publicizar tudo o que seja relevante, principalmente para aqueles que investem no negócio.

Esse comportamento traz inúmeros benefícios e os mais claros e imediatos vêm das partes interessadas na empresa — acionistas, público externo, colaboradores e outras categorias — que começam e decidem favoravelmente em relação à empresa. Isso acontece porque há tranquilidade em se saber quais são as intenções de curto, médio e longo prazos da corporação e o reforço da mensagem de que a estratégia e o planejamento estão bem estruturados e em andamento.

Obviamente, nem todas as empresas são compostas só por informações positivas e publicáveis. Há momentos em que os números não são os desejados, dados que não podem vazar e sigilos industriais sobre os quais a regra de clareza permanente para quem se interessar pela questão não se aplica. Sobre eles, a atenção deve ser redobrada. Essa orientação vale para empresas de todos os tamanhos, desde as pequenas até as corporações internacionais. É importante valorizar e incentivar a transparência mas manter uma estratégia igualmente direta com o público interno sobre o que pode ou não ser publicado.

Mas como definir isso e, principalmente, impedir ruídos de comunicação e vazamentos?

Sigilo corporativo: o que acontece na empresa, fica na empresa

 

Tão certa quanto a existência de vazamentos é a ocorrência de inúmeras reuniões, todos os dias, semanas, meses e anos, em qualquer empresa. São encontros entre líderes e liderados; gerentes administrativos e setores operacionais; diretores e gerentes… Enfim, um sem-número de ocasiões em que um grupo se reúne para discutir os rumos do negócio, as intervenções necessárias para aumentar o faturamento, o desenvolvimento de um novo produto e até a forma como enfrentar um concorrente que têm disputado o mesmo mercado.

É por meio desses compromissos que as coisas acontecem dentro do negócio, e o que é dito lá, além de importante, deve ser documentado. Essa é a única forma de garantir a transparência e impedir que erros de interpretação e registro levem a disputas desnecessárias.

Grande parte das empresas já faz isso por meio de um recurso antigo e pouco inovador: as atas de reunião. Para serem confeccionadas, exigem a presença de um secretário que tomará nota de tudo o que foi dito, sinalizando a fala de cada participante do encontro e formalizando em texto corrido e oficial cada manifestação daquele dia. A prática, ainda que corrente, não é das mais modernas: está sujeita a erros de interpretação, de audição, à demora na liberação após a redação pois exige ajustes ortográficos e gramaticais e ainda não isenta de vazamentos, já que exige a presença de um outro colaborador, alheio àquele círculo diretivo, para ser feita.

Casos assim — que são maioria — exigem a utilização de soluções tecnológicas que dêem mais acurácia, rapidez e eficiência no processo, que é essencialmente mecânico. Lembre-se sempre dos principais vilões da produtividade de uma equipe:

  • retrabalho;
  • interferências externas;
  • gasto de energia humana com atividades desnecessárias
  • procedimentos manuais para os quais já há soluções automatizadas com a mesma ou até mais qualidade.

 

As anotações e a posterior transferência para um documento oficial de uma reunião corporativa esbarram, certamente, em pelo menos três dos quatro pontos acima. Além disso, não há garantia de que o trabalho final terá 100% de precisão nem de confidencialidade.

Inteligência artificial e computação em nuvem: caminho sem volta

 

Diante de de tantos detalhes a serem considerados na rotina administrativa das empresas, poder contar com a inteligência artificial de avançados sistemas baseados na computação em nuvem é um auxílio e tanto. Mas você sabe como pode fazer isso?

Primeiro é importante explicar que a computação em nuvem é uma das estruturas digitais mais seguras que existem na atualidade. Ela funciona a partir da internet e mantém em servidores desenvolvidos especificamente para essa finalidade os arquivos do usuário sob forte esquema de segurança. Mais do que isso: há backups para tudo, de modo que o que estiver na nuvem é inacessível a estranhos e não pode ser perdido. Já a inteligência artificial é o que torna possível que seja cada vez mais fácil para os computadores, smartphones e outros dispositivos entenderem a linguagem humana natural. É por meio dela que você não fica mais restrito a uma quantidade pequena de palavras nem tem que ficar repetindo tudo o que fala na hora em que faz uma busca na internet apenas falando com o Google.

Esses dois conceitos foram unificados e deram origem à uma plataforma online de transcrição de áudio de alta qualidade e em tempo real: o STT da Dígitro. O recurso, desenvolvido no Brasil e totalmente fiel à língua portuguesa, grava, transcreve, permite editar arquivos de áudio por meio de uma única ferramenta.

A captação é simples e pode ser feita a partir de um microfone conectado a um computador convencional. À medida que os membros da reunião vão falando, as vozes vão sendo convertidas em texto e escritas em um documento que, ao final, terá a mesma validade de uma ata feita à mão. A diferença, neste caso, é que o tempo de produção do material foi reduzido em pelo menos cinco vezes, já que a transcrição feita a partir de arquivos de áudio pré-gravados costuma demorar pelo menos o quíntuplo do tempo de duração da fonte.

Mais do que alta fidelidade e ganho de produtividade, o STT da Dígitro oferece:

 

  • audição individualizada por interlocutor: oferece alta precisão no reconhecimento de timbres de vozes. Por exemplo: numa audiência com oito participantes, trata cada um como um canal de áudio separado;
  • edição facilitada: os arquivos são editáveis a qualquer momento, com acesso por meio de modelos on-premise (local) ou em nuvem (cloud computing);
  • sincronismo entre áudio e texto: o STT da Dígitro permite sincronizar o que é falado com o que pode ser lido, dando a possibilidade de escolher um fragmento do texto e ter o trecho sinalizado pela própria solução, no áudio. O contrário também funciona;
  • versatilidade: o recurso pode ser instalado em equipamentos que estejam dentro da empresa, desde servidores até as estações de trabalho dos usuários, ou na nuvem. Neste segundo modelo, pode ser utilizado como um “motor” para um grande volume de transcrições.

 

Convém destacar ainda que outra vantagem desse tipo de tecnologia é a maleabilidade quanto ao tipo de negócio atendido por ele. Não são apenas as grandes empresas nem aquelas em que ocorram reuniões de diretoria que podem utilizá-la: pequenos escritórios de profissionais autônomos podem registrar meetings com clientes, vendedores em campo, e até órgãos públicos das esferas legislativa, executiva e judiciária.

Para conhecer mais sobre como essa solução pode ajudar melhorar a gestão da empresa,  fazê-la faturar mais e ser mais produtiva, acesse o nosso site e leia o nosso blog.


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