Problemas de produtividade? Pode ser falha na comunicação interna.

A comunicação é algo comum em nosso dia a dia. Entretanto, não devemos confundir o comum com simplicidade. O ato de comunicar envolve particularidades em seu processo e, algumas empresas e organizações não as levam tão a sério como deveriam. Ignorar a comunicação interna é um problema real, que afeta os resultados das empresas em vários sentidos e níveis dentro do ambiente corporativo.

Seja por falta de conhecimento ou até mesmo prioridade, a comunicação interna da organização acaba sendo deixada a cargo dos colaboradores, que desenvolvem seus próprios métodos para trocar informações com os colegas e setores, pensando na conveniência do momento sem considerar o processo como um todo. O que parece ser uma solução, acaba gerando efeitos prejudiciais para toda a organização. 

Problemas relacionados a cultura empresarial até vazamento de informações estratégicas e sigilosas da empresa são frequentes dentro de ambientes que não possuem boas políticas de comunicação, tanto políticas internas, que definem a forma como os colaboradores e setores se relacionam, quanto com fornecedores.

Implementar uma política para comunicação interna, criar regras quanto ao compartilhamento de informações e documentos, além de seguro, é recompensador financeiramente no curto, médio e longo prazo, pois uma comunicação eficiente tem o poder deixar o ambiente muito mais produtivo e colaborativo.

Por que priorizar a comunicação interna?

Mesmo em micro e pequenas empresas, fazer com que os colaboradores se comuniquem de forma eficiente e alinhada com os princípios e a cultura da organização é algo extremamente importante.

Passamos boa parte do dia no trabalho e a comunicação ocorre de forma natural, porém a falta de processos internos de comunicação, acarreta em graves problemas de produtividade, pois ruídos na comunicação geralmente resultam em erros, retrabalho e outras falhas relacionadas ao processo produtivo. Mas como garantir a fluidez das informações, sem deixar ninguém fora da conversa?

Quando a comunicação interna da organização é ignorada, o colaborador encontra meios alternativos para torná-la mais prática, usando, por exemplo, e-mail ou celulares pessoais para trocar informações, documentos e até dados que deveriam ficar restritos ao ambiente corporativo.

Se a comunicação com o público externo é uma das principais preocupações das empresas ao desenvolver suas ações de marketing e vendas, por que então a comunicação dos colaboradores fica em segundo plano

Investir na otimização dos processos de comunicação irá tornar o ambiente mais colaborativo, pois a informação estará ao alcance de todos, independente do tamanho da sua organização.  Este investimento também traz melhorias na produtividade, facilitando o contato entre colaboradores de diversos setores, evitando ruídos ou demora na entrega de informações e documentos relevantes ao processo produtivo.

Como melhorar a comunicação na empresa?

Imagine que uma empresa está desenvolvendo um novo produto ou feature e precisa que todos os setores tenham conhecimento sobre o desenvolvimento produto, para que chegado o momento do seu lançamento todos os processos estejam prontos para a comercialização. Porém, como garantir que as informações sejam trocadas de forma eficiente com todos e mantendo o sigilo até o momento certo, considerando que as equipes de marketing, comercial, suporte, CS e mesmo os desenvolvedores, por exemplo, estão trocando informações através dos seus dispositivos pessoais?

Em um cenário como esse não é incomum que as coisas saiam do controle e até a concorrência pode se preparar para o seu lançamento.  Um momento como esse pode ser uma ótima oportunidade para mapear os processos internos de comunicação da sua empresa. É possível utilizar um processo de comunicação crítico, como um lançamento, como “amostra” para uma análise do cenário de comunicação. 

Acompanhando todo o processo será possível entender como a comunicação foi realizada, como os colaboradores e setores trocaram informações e quais ferramentas utilizaram. E a partir disso, realizar uma análise do cenário atual e desenvolver um plano de ação para otimizar a comunicação interna. Lembrando que esse processo não deve se tornar uma “caça” às bruxas, mas sim um mapeamento com o objetivo de melhorar a comunicação.

Repensar a comunicação interna exige trabalho, dedicação e recursos, mas todo esse investimento compensa se compararmos aos enormes prejuízos advindos da divulgação prematura de produtos e/ou serviços antes do lançamento ou até mesmo da divulgação de informações estratégicas para concorrentes da empresa.

Para evitar que problemas como vazamento de informações ou ruídos na comunicação aconteçam, uma das soluções é fazer uso de softwares de comunicação interna – através deles é possível criar uma cultura empresarial de comunicação que se torna um dos grandes facilitadores na relação entre funcionários de todos os setores.

A utilização de qualquer software de comunicação interna faz com que toda a empresa esteja integrada em um ambiente único para o envio e compartilhamento de informações.

Outras vantagens de uma comunicação interna eficiente

  • Visualização do trabalho como um todo: Quando cada colaborador vê o seu trabalho separado, pode ser que não consiga visualizar como ele influencia no todo, mas com uma comunicação interna eficaz, ele poderá vislumbrar a tarefa como um todo. Assim, ele perceberá a importância e o impacto que seus esforços têm na empresa, contribuindo para objetivos maiores;
  • Maior engajamento entre os colaboradores: Um sistema de comunicação cria uma forma de engajamento e sensação de pertencimento a empresa. Como dito anteriormente, ao visualizar o seu trabalho como um todo, o funcionário tem um estímulo maior para fazê-lo de maneira mais eficiente, pois o seu sucesso garante o sucesso da organização como um todo;
  • Estímulo do fluxo de informações: Em uma comunicação empresarial eficaz, as informações relevantes circulam para conhecimento dos colaboradores. Isso é bastante importante, pois equipes e pessoas informadas sabem lidar melhor com questões relacionadas à empresa, independente do setor onde trabalham.

Além da comunicação, é preciso pensar também na segurança

Mais do que estabelecer um sistema eficiente de endomarketing, é necessário pensar em uma questão importante em relação a troca de dados da empresa: a segurança da informação.

Além da comunicação, é preciso pensar também na segurança

A utilização de celulares pessoais e aplicativos públicos para o envio de mensagens e arquivos é bastante comum e algumas empresas utilizam desses meios para o compartilhamento de informações internas, porém essa prática não é a mais segura para essas trocas de informação, como já falamos no texto sobre Criptografia de mensagens.Quando uma empresa opta por utilizar um sistema de comunicação, ela precisa se atentar a segurança que é oferecida no serviço, uma vez que são os materiais da empresa que estão sendo repassados. O cuidado com a troca de mensagens em um ambiente que seja seguro e criptografado é um dos fatos que os gestores de TI devem considerar na hora de escolher um software de comunicação interna.

Por fim…

É importante que as empresas comecem a priorizar seus processos de comunicação, tanto interna quanto externa. A troca de informações corporativas não pode ser tratada com as mesmas características de uma conversa informal, e para isso é fundamental que seja desenvolvido um plano apoiado por ferramentas que tornem a comunicação eficaz e segura. 

Além da segurança e eficiência que um plano de comunicação traz para a organização, a cultura organizacional é beneficiada. Manter todos os funcionários e departamentos de uma empresa em constante comunicação é, além de um estímulo para a produtividade, uma forma de fomentar a colaboração e o crescimento empresarial.

E na sua empresa, a comunicação interna é importante ou não? Como você acha que ela pode ser melhor?

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