O uso da telefonia VoIP na otimização da comunicação corporativa.

Voice Over Internet Protocol ― VoIP ―  é uma tecnologia que permite realizar e receber ligações em áudio ou vídeo pela internet. E, para isso, não há necessidade de linha telefônica fixa. Ela surgiu no início da década de 1990, porém ganhou destaque recentemente, principalmente no Brasil. 

Isso porque, nos últimos anos, a internet conquistou ainda mais espaço tanto em empresas quanto nos lares. De acordo com a Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílios Contínua ― PNAD, publicada em 2020 pelo IBGE, apenas 28,4% dos domicílios possuíam telefonia fixa, em 2018. Já a internet, estava em 79,1% das casas. 

Outros dados que chamam a atenção são os da Pesquisa Sobre o Uso das Tecnologias de Informação e Comunicação nas Empresas Brasileiras, de 2019. Segundo ela, 98% das pequenas, médias e grandes empresas brasileiras estavam conectadas à internet. Ainda, o estudo informa que 67% utilizam fibra óptica, 54% conexão DSL e 51% via cabo.

Como a internet já é parte do dia a dia, é comum que opções como a telefonia VoIP recebam destaque. Além de otimizarem a comunicação corporativa, trazem muitos outros benefícios para sua empresa. E é sobre isso também que falaremos neste artigo. Continue a leitura!

Veja como funciona a telefonia VoIP

A telefonia VoIP, basicamente, transforma os sinais de áudios analógicos em dados digitais, por meio de Protocolos de Internet, conhecidos como IP. Atualmente, para todo o público, e não só para empresas, há aplicativos mais simples, disponíveis com essa tecnologia. Como exemplo, podemos citar o WhatsApp, Skype e Google Meet. 

Para utilizá-la, primeiramente, é preciso instalar um software que desempenhe essa conversão de voz para pacote de dados, e vice-versa. Ele será responsável por captar a voz do usuário e convertê-la em dados que serão enviados por protocolo TCP/IP. Essa troca de informações pode ser feita tanto para dispositivos iguais (dois computadores) ou distintos (computador e telefone).

Nas chamadas entre aparelhos iguais, o usuário só precisa de um headset ou microfone com caixinhas de som. Além, claro, de um aplicativo que permita a captura de voz (que será convertida em dados digitais). Essa opção de chamada possui mais facilidade de instalação e, também, é mais econômica. Já as ligações realizadas entre tipos de dispositivos diferentes, precisam de um adaptador telefônico analógico ― ATA. Esse conversor permitirá a conexão via internet entre o computador e o telefone e, assim, transformar os dados. 

Conheça os benefícios da telefonia VoIP

A telefonia VoIP proporciona uma série de benefícios, facilidades e inovações para os usuários. Com ela, fica mais fácil realizar ligações entre membros da empresa, fornecedores e, claro, prestar suporte ao seu cliente.

Dessa forma, uma vantagem de grande destaque é a mobilidade. O usuário não necessita ficar em um local específico para fazer suas chamadas. Afinal, ela possibilita que o ramal telefônico acompanhe o profissional por onde ele for. Isso, se ele possuir o app instalado em seu dispositivo e tiver conexão com a internet. 

Inclusive, permitir o acesso a um ramal telefônico para cada membro da equipe ― e até para os principais parceiros ― é outro ponto positivo. Principalmente no momento atual, onde muitas empresas migraram para o home office. Assim, não é necessário utilizar aparelhos pessoais para as ligações. 

A telefonia VoIP também promove mais agilidade para atender ligações, efetuar e atualizar cadastros simultaneamente, gerar relatórios completos em real time e backup de configuração. Igualmente, permite a gravação de chamadas e registro médio e possibilita a integração com outros sistemas utilizados pela empresa. Então, é uma excelente solução para proporcionar o aumento da produtividade da sua equipe.

Outro benefício é uma gestão centralizada, com a configuração (ou atualização) dos firmwares dos módulos e terminais IP em lotes. Isso evita que os profissionais de TI tenham que realizar a operação em cada aparelho. Proporciona também bastante segurança: além do bloqueio de números inconvenientes, as ligações são sigilosas e privadas.

Ainda, no uso da telefonia VoIP, não há distinção entre chamadas locais, interurbanas e internacionais. E isso resulta em duas coisas: que o usuário converse com pessoas em qualquer lugar do mundo e a redução de custos. Essa é uma das maiores vantagens do VoIP, por conta disto, vamos detalhar melhor a seguir.

Redução de custos com VoIP 

A redução de custos ao usar a tecnologia VoIP é bastante significativa. Tanto que há empresas que chegam a economizar até 80% com essa tecnologia. Afinal, ao optar por utilizá-la, seu negócio não tem a necessidade de comprar grandes equipamentos destinados à ligação e linhas telefônicas, como acontece com os PABXs analógicos.

 Além disso, como você viu acima, com a criação de ramais internos, uma equipe consegue se comunicar via voz com outra filial sem precisar gastar com interurbanos. E, claro, sem custo ou consumo de franquia de telefonia móvel e/ou operadoras. Ainda, permite que diversas ligações ocupem o mesmo espaço na rede. Ou seja, o telefone “não fica ocupado” como ocorre na convencional. Dessa forma, a telefonia VoIP substitui a contratação de planos telefônicos e todos os investimentos em infraestrutura para ligações.

Implementando VoIP em sua empresa 

Essa é uma tarefa sem muitas complicações. Mas, para ter um resultado positivo e eficaz, deve-se ter alguns cuidados. O primeiro deles é verificar se realmente sua empresa está preparada para realizar essa mudança. Ou seja: quantidade de colaboradores, alocados e remotos, se possui conexão de qualidade com internet. Inclusive, verifique se ela é suficiente para suportar a telefonia VoIP. 

Tenha certeza de que há uma equipe de TI que esteja pronta para oferecer planejamento, aquisição e suporte. Feita essa análise, converse com esses profissionais e, juntos, pesquisem e avaliem os custos, benefícios e desvantagens (se houver) de cada empresa que oferece a tecnologia VoIP. Uma excelente ferramenta é o VOIP Manager, da Dígitro. 

Após essa escolha, basta contratar o serviço, fazer a instalação do software nos dispositivos da sua empresa e preparar a equipe para utilizar os telefones IP. Caso sua empresa encontre alguma dificuldade, você pode fazer essa implementação gradativamente, assim, sua operação não sofrerá tantos impactos. De fato, a telefonia VoIP vem  modificando, para melhor, a comunicação corporativa de empresas. Para receber mais conteúdos e informações sobre essa, e outras, tecnologias, continue acessando nosso blog com frequência.