Comunicação interna: um overhead que merece atenção de quem busca competitividade.

Em 2018, a revista britânica The Economist realizou uma pesquisa com 403 executivos dos Estados Unidos. O levantamento, intitulado Communication barriers in the modern workplace, mostrou um problema que é enfrentado por empresas de todos os portes: a comunicação interna. Muitas vezes negligenciado, esse overhead pode trazer consequências reais para o negócio, como mostram os resultados:

• 52% dos entrevistados apontaram a comunicação falha como potencializadora do estresse; para outros 31%, essa dificuldade se reflete em desânimo pelo trabalho;
• 44% relatam que a falta de comunicação já foi responsável por atrasos ou falhas em projetos;
• 18% contam que a má comunicação já levou à redução nas vendas.

Depois desses números, fica claro que a comunicação empresarial deve entrar no radar ― e no controle financeiro ― da sua empresa. Afinal, esse overhead precisa ser mensurado e adaptado, como qualquer processo interno da empresa.

Comunicação interna: porque prestar atenção neste overhead

Em muitas empresas, a comunicação interna não é nem mesmo considerada como um custo indireto, embora, o financeiro leve em conta os demais custos essenciais ao funcionamento da empresa, a comunicação acaba por não ser considerada no processo.Assim como custos ligados à limpeza, segurança e demais overheads, a comunicação interna também deve ganhar espaço no planejamento financeiro. Desta forma, é possível perceber quanto se perde e quais ações podem ser implementadas para potencializar, tanto a produtividade e o desempenho, quanto o budget definido para este setor.

4 dicas para estruturar a comunicação interna na organização

A comunicação interna precisa seguir três preceitos básicos em qualquer empresa, independentemente do porte ou área de atuação: deve ser ágil, simples e transparente. Dito isso, vamos aos 3 passos principais na estruturação de um plano de comunicação interna eficaz.

Analise a situação atual

O que, de fato, você percebe como a maior dificuldade da empresa em comunicação?

Saber qual o ponto de melhoria é a partida para estruturar qualquer ação. Enxergar quais são as forças e as fraquezas, o que funciona o que precisa ser aprimorado, é essencial.Ao fazer esse levantamento, elenque também as consequências mais visíveis que resultam das dificuldades. A comunicação interna nem sempre é vista como um overhead importante por não ter mensuração do seu impacto. Desta forma, é seu papel mostrar como as falhas de comunicação levam a prejuízos, tanto financeiros quanto de produtividade e engajamento.

Defina um canal

Quando os processos de comunicação interna são negligenciados, é possível que os colaboradores optem por utilizar os canais que julgam mais fáceis. Isso faz com que uma mesma mensagem tome diversos rumos, se perdendo entre outras informações. 

Um outro grande problema é que a grande maioria deles não são próprios para a comunicação corporativa e não têm suporte para tratar informações sensíveis com o cuidado necessário. Desta forma, duas situações podem ocorrer: a difusão da mensagem pode fazer com que ela não chegue a quem deveria; em contrapartida, a falta de segurança pode fazer com que ela chegue a quem não poderia recebê-la.

Colocar a comunicação interna no controle financeiro também deve levar este ponto em consideração.

Estabeleça políticas para a comunicação interna

De nada adianta tratar a comunicação interna como um overhead importante, estipular métricas e controle financeiro enquanto as mensagens continuam sendo trocadas a gosto dos colaboradores. Ao estabelecer processos de comunicação interna, políticas e regras de utilização devem ser implementadas para que o novo cenário passe a fazer parte da cultura organizacional.

Comunicação interna: como mensurar esse overhead?

Em empresas, decisões são tomadas com base em dados. Embora a comunicação interna pareça ser algo abstrato de extrair informações, é possível mensurá-la. Por meio da demonstração de resultados concretos é possível fazer com que todos, colaboradores e diretoria, percebam o valor da comunicação interna como um custo indireto estratégico. Assim, também é possível pleitear mais recursos para melhores ações e ferramentas.

Definir as métricas que serão utilizadas pode ser difícil, uma vez que os impactos financeiros de uma comunicação interna estruturada e eficaz não são tangíveis a ponto de se calcular o Retorno Sobre Investimento, por exemplo. É por esse motivo que cada empresa pode ter suas métricas próprias. Um bom primeiro passo para saber o que analisar para provar a eficácia das suas estratégias de comunicação interna é ter em mente qual o principal obstáculo enfrentado.

Um exemplo é o da empresa americana de eletrônicos Best Buy. A organização enfrentava um grave problema de alta rotatividade do quadro de colaboradores. E, como você sabe, esse problema acarreta em gastos com demissões, contratações e treinamentos. Buscando reduzir o turnover, a Best Buy investiu na criação de uma rede social para os colaboradores, a Blue Shirt Nation.

Lá, era possível compartilhar experiências, dicas sobre o trabalho e conversar com outros colaboradores diretamente, sem hierarquia. O resultado foi uma queda de 12% na rotatividade de funcionários ― além de uma visível melhora na produtividade e engajamento dos colaboradores, uma vez que colaboradores que se sentem ouvidos têm 4,6 vezes mais chances de se sentirem empoderados, como mostra esta pesquisa da Forbes.

Ao ter definido claramente qual o maior obstáculo que deveria ser superado com a implantação de um sistema de comunicação interna, fica mais fácil calcular o impacto das ações. Caso na sua empresa o retrabalho e alterações pedidas por clientes é um entrave, foque em registrar os números de solicitações antes e depois da implementação de um sistema.

É importante lembrar que a comunicação interna deve ser analisada constantemente e deve levar em conta o grau de satisfação dos colaboradores em relação aos processos.

Dê a devida importância para a comunicação empresarial.

Estabelecer e padronizar os processos de comunicação interna é um tema que deve ser encarado com urgência em todas as organizações. As informações corporativas, independentemente do grau de sensibilidade, não podem ser tratadas como conteúdo informal. Começar a encarar esse overhead com a prioridade dentro do planejamento financeiro traz ganhos significativos em termos de produtividade, assertividade das tarefas e alinhamento das equipes. 

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Na sua empresa, você acredita que esse overhead recebe a atenção que merece? Conte para nós nos comentários!