Você sabe como reduzir custos da sua empresa usando telefonia?

Nos últimos anos, aumentou o número de empresas brasileiras que fecharam as portas. E são diversos fatores responsáveis por isso. Entre eles, a falta de adequação ao mercado e ao público, além da ausência de gerenciamento financeiro. E, por não saberem como fazer a redução de custos com itens que podem ser otimizados, como a telefonia, alguns negócios acabam indo à falência.

O “Mapa de Empresas”, uma ferramenta criada pelo governo federal, comprova isso ao trazer os dados. Segundo o documento, 1.044.696 empresas foram fechadas em 2020. Isso demonstra a dificuldade das empresas de se organizarem nessa nova realidade.

Neste artigo, compartilharemos algumas maneiras de redução de custo que podem ajudar o seu negócio. Mas, antes de mais nada, traremos uma amostra do cenário atual para você ver a importância dessas ações na sua instituição. Acompanhe!

Cenário mercadológico atual: veja a importância de rever custos com a telefonia

2020 foi um ano atípico em todos os aspectos globais. A pandemia de Covid-19 exigiu muitas mudanças no comportamento humano, de modo geral, o que pegou muitos gestores e empresas desprevenidos. Uma das medidas de prevenção foi o isolamento social, o que obrigou muitas empresas a optarem pelo home office, e, automaticamente, o consumo passou a ser também no ambiente digital. 

Com isso, veio o boom dos e-commerces e venda em canais digitais. É o que mostra o relatório “Webshoppers 42”: as lojas virtuais bateram o recorde de faturamento, se comparado aos últimos 20 anos. Isso marca, é claro, a transformação digital no perfil de compras e a ascensão do consumidor 4.0.

Dessa forma, as organizações que não estavam preparadas para o novo cenário mundial enfrentaram dificuldades. E, inclusive, muitas delas precisaram fechar as portas. Dados do IBGE, por meio da pesquisa “Pulso Empresa: Impacto da Covid-19 nas Empresas”, corroboram com isso. De acordo com o estudo, 33,5% das empresas em funcionamento relataram um efeito negativo da pandemia em seus negócios. Ainda, informa que 8,1% precisaram limitar o número de colaboradores por conta da crise sanitária. Sendo essa a maneira de redução de custos encontrada.

Porém, a informação de mais destaque é a de que 522,6 mil empresas encerraram suas atividades em 2020, por conta da pandemia. Esse número é referente a 3,2 milhões de negócios em funcionamento e foi coletado na primeira quinzena de agosto. Ainda, 36,1% dos participantes relataram uma queda nas vendas ou serviços comercializados. Outro ponto mencionado é que para 47,6% houve dificuldade no acesso aos seus fornecedores. 

Assim, as empresas que não estavam preparadas acabam sendo prejudicadas. Isso vale para aquelas que não contavam com uma reserva e utilizavam apenas o capital de giro para pagar contas. Mas, também, para aquelas que não vinham acompanhando as inovações e tendências do mercado, como o uso de soluções para melhorar a produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir custos empresariais. 

Perspectiva para 2021

O cenário para 2021 apresenta perspectiva positiva se comparado ao ano que passou. O Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA), diz que há um crescimento projetado de  3,6% para a economia do país. O percentual de investimentos na economia, no entanto, é um pouco maior: estima-se que haverá uma recuperação de 6,8%, comparado à taxa de queda registrada em 2020 – que foi de 9,7%.

Dessa maneira, mesmo com números pequenos, temos uma perspectiva de crescimento da economia e estagnação na crise financeira provocada pela pandemia. É um cenário que pode mudar, tanto positiva, quanto negativamente. Como continuaremos com algumas incertezas nesse ambiente, é necessário que as empresas adotem práticas que visem reduzir os custos do dia a dia.

Como mencionamos, o comportamento do consumidor mudou! As pessoas estão cada vez mais conectadas e necessitando de atendimento em multiplataformas, por exemplo. Assim, é muito importante verificar itens, como a telefonia que sua empresa utiliza. Confira mais sobre isso a seguir.

Veja como reduzir custos por meio da telefonia

Muitas organizações ainda contam com o serviço de telefonia fixa porque acreditam que esse é o melhor meio de contato com o cliente. Porém, a redução de custos com esse serviço é muito importante para que muitos negócios continuem ativos. Principalmente com a recessão que a economia vem sofrendo e pela complexidade do atual consumidor. 

Mas, se você não quer parar de ligar para ninguém, saiba que existem alternativas excelentes para isso, só que com um melhor custo-benefício. Veja na sequência, algumas atitudes que podem proporcionar a redução de custos da sua empresa.

Verifique suas contas

É muito importante realizar uma análise completa das contas empresariais. Ainda mais quando o assunto é telefonia. Isso porque esse item é tratado como uma única coisa. A fatura do telefone chega e o financeiro paga antes do vencimento. Porém, é preciso analisá-la melhor! 

Verifique os tipos de ligações, se são mais para telefones fixos, móveis, interurbanos ou, até mesmo, internacionais. Assim, será possível, inclusive, definir qual a melhor alternativa para o seu negócio.

Também, não se esqueça de verificar os custos de manutenção das linhas telefônicas. Inclua, nesse ponto, os aparelhos que sua empresa dispõe. Além disso, confira se os pacotes que as operadoras oferecem correspondem à sua necessidade. 

Incentive as boas práticas na sua equipe 

Lembre-se que sua equipe tem papel importante para o seu negócio. Por isso, contar com a ajuda dela é fundamental na hora da redução de custos. Converse com os colaboradores, explique como está o cenário econômico e o motivo para que haja o corte de gastos. 

Incentive-os a utilizar o telefone apenas para chamadas comerciais. Também, mostre que é possível ser mais objetivo em uma ligação. 

Ofereça alternativas na comunicação da equipe

É necessário apostar em opções efetivas para que exista um contato melhor entre as pessoas. Uma alternativa simples e segura é contar com uma ferramenta voltada para a comunicação corporativa. De preferência para as que ajudam a resolver os desafios de produtividade, tanto na empresa quanto nas equipes em home office. Esse é o caso da UNA, oferecida pela Dígitro.

Não se esqueça de informar e preparar a sua equipe para isso. Mostre como essas novas maneiras de comunicação otimizarão as suas demandas. Faça treinamento para que todos tenham um ótimo desempenho nessa tarefa em conjunto.

Incentive ligações VoIP

A telefonia VoIP é aquela que permite ligações de voz pela internet, por meio do computador ou telefone. Essa alternativa apresenta grande redução de custos nas empresas que a adotam. 

No quesito telefonia VoIP, uma excelente escolha é o VoIP Manager. Entre muitos outros benefícios, ele oferece mobilidade, gestão centralizada e criação de ramais internos.

Para entender melhor as vantagens que ela oferece para a sua empresa, acesse este link. Aproveite e veja como o seu uso pode otimizar a comunicação corporativa do seu negócio. 

Utilize URAs e automatize o atendimento

Automatizar o atendimento é uma das tendências de 2021. Porém, não se esqueça que é necessário personalizar e humanizar o contato com o cliente. Para isso, o uso de Unidades de Respostas Automáticas (URAs) é uma ótima escolha para a empresa que deseja a redução de custos por meio da telefonia. Essa opção realiza triagens e contatos primários, direcionando adequadamente cada caso para o responsável ideal. Além disso, permite um suporte mais rápido, eficiente e por diversas plataformas. 

É o caso do Persona Dígitro! Ele também faz a integração com banco de dados, ajudando na navegação autônoma do seu usuário, haja vista a possibilidade de troca de arquivos pelo chatbot, por exemplo. Dentre outras facilidades. 

Existem muitas outras práticas que a sua empresa pode adotar para a redução de custos usando a telefonia. Aqui, citamos as principais. Apostar em ações e ferramentas que aumentem a produtividade, melhorem processos de comunicação e, claro, promovam a redução de custos da sua empresa, são muito importantes. Afinal, mesmo com uma perspectiva de crescimento econômico, ainda teremos momentos de incertezas nos próximos meses. 

Para continuar a receber informações sobre tecnologia, comunicação e melhorias para sua empresa, acesse regularmente nosso blog.