UNA: minha empresa precisa dessa tecnologia?

A agilidade na troca de informações, a necessidade de respostas rápidas e colaboradores que nem sempre dividem o mesmo espaço físico são fatores que têm feito as empresas olharem com mais atenção para a comunicação interna. Muitas vezes um overhead subestimado, uma comunicação deficiente pode ter impactos diretos em diversos setores, do financeiro ao RH da empresa.

Muitos gestores optam por ferramentas que facilitem esse processo e o UNA tem se destacado entre as opções. Por ser uma solução com recursos avançados, ainda há a dúvida a respeito da compatibilidade dela com o porte da empresa.

Neste artigo, você vai encontrar um checklist que lhe ajudará a definir se o UNA é a ferramenta ideal para a sua empresa. Mas, antes, você precisa conhecer o conceito que rege toda a proposta da ferramenta.

Comunicação unificada: por que sua empresa precisa entender este conceito?

Empresas competitivas já têm investido na comunicação unificada para potencializar seus resultados. Atualmente, a informação pode ser considerada um dos bens mais valiosos em uma organização. Sendo assim, a troca e o fácil acesso a elas são fundamentais para a tomada de decisão. E, com um mercado tão acirrado, sai na frente quem consegue tomá-las no menor espaço de tempo.

A comunicação unificada parte do princípio de que todas as informações devam estar disponíveis para todos, o tempo todo. Neste conceito, a utilização da tecnologia é fomentada por meio de softwares que facilitam a gestão da equipe.

No seu dia a dia, você já deve ter percebido que os meios para a comunicação interna, hoje, são muitos. Desde os tradicionais e-mails e telefones fixos, até os aplicativos de troca de mensagem e salas de reuniões on-line, a dispersão das informações pode trazer consequências sérias para a organização. De pequenos ruídos na comunicação até o comprometimento do resultado de projetos, tantos canais podem se mostrar um entrave para diversas empresas.

A comunicação unificada busca, por meio da tecnologia, centralizar toda a troca de informações da empresa. Seja a troca rápida de mensagens rotineiras ou o envio de informações sensíveis, o ambiente virtual oferece suporte para que toda a comunicação seja realizada em uma ferramenta própria e segura.

Checklist UNA: sua empresa precisa desta tecnologia?

Cada organização tem demandas e necessidades específicas. Algumas, com equipes mais reduzidas e operações mais limitadas, conseguem se adaptar bem às ferramentas gratuitas e simplificadas de comunicação empresarial. Entretanto, outras entendem que é possível extrair muito mais que apenas a troca de mensagens.

Para ajudar a identificar a necessidade da sua empresa, preparamos abaixo um checklist com as necessidades mais comuns dos gestores de equipes. Leia com atenção e entenda se o seu negócio precisa da tecnologia oferecida pelo UNA.

Equipe de trabalho remota

Ambientes de trabalho cada vez mais informatizados permitem a descentralização da equipe. Ter equipes de trabalho remoto já é realidade para muitas empresas e ainda é o sonho de muitos profissionais ― uma pesquisa do IBOPE, realizada para a Confederação Nacional das Indústrias mostrou que 81% dos entrevistados gostaria de poder trabalhar de casa ou em locais alternativos com mais frequência.

Mas, quanto mais descentralizada é a equipe, mais necessária se torna a unificação da comunicação interna. Gestores que coordenam profissionais remotos precisam ter, em mãos, ferramentas propícias para realizar reuniões e compartilhar informações. Neste sentido, o UNA se mostra uma opção completa, por dispor de funcionalidades como:

  • Criação de grupos de trabalho para facilitar a gestão dos profissionais de acordo com área ou projetos;
  • Sala de conferências onde é possível compartilhar telas, áudios, vídeos e textos ―  outra pesquisa do IBOPE, desta vez realizada para a Microsoft, mostrou que 85% dos profissionais consideram a experiência de reuniões remotas tão satisfatórias quanto as presenciais.

Embora uma ferramenta bastante completa, o UNA permite a gestão descomplicada e intuitiva das funções.

Falta de previsibilidade dos gastos

Este tópico é motivo de dor de cabeça para muitos gestores. Afinal, quanto mais membros na equipe, mais difícil se torna controlar custos, como por exemplo, ligações telefônicas. E, ao final do mês, algo tão essencial quanto a comunicação acaba se tornando um problema surpresa para os cofres da empresa.

Ao utilizar ferramentas de comunicação interna, é possível realizar a previsão de custos por meio de algumas funcionalidades:

  • Tarifador que permite identificar pontos de economia e saber detalhes sobre as tarifas cobradas;
  • Definição de números de interesse da empresa que têm tarifação reduzida;

Para auxiliar ainda mais o gestor na hora de prever os gastos, o UNA emite relatórios quantitativos. Assim, podem ser identificados os pontos de economia com mais facilidade e a tomada de decisões, quanto à comunicação interna, é pautada em dados concretos.

Dificuldade no controle de custos

Mesmo conseguindo prever os gastos, controlar os custos relacionados à comunicação interna ainda é um desafio para a sua empresa? Essa é mais uma vantagem de utilizar uma ferramenta de comunicação interna completa como o UNA. Com ele, o gestor tem acesso a:

  • Sistema pré-pago que define valores que podem ser utilizados pelos colaboradores para chamadas externas;
  • Skype Connect com a criação de endereços de contato para realizar ligações telefônicas e videoconferências a baixo custo.

Ao delimitar o uso do telefone para chamadas externas e pessoais, há um aumento significativo não apenas na economia, mas também na produtividade dos colaboradores.

Troca de informações sensíveis

Um dos receios mais comuns dos gestores quanto à comunicação virtual é a respeito do vazamento de informações. Essa é uma preocupação genuína, uma vez que mensagens estratégicas e de muito valor para a organização são trocadas no ambiente virtual. Desta forma, é preciso assegurar que apenas as pessoas envolvidas tenham acesso à elas.

Apenas no primeiro semestre de 2018, foram detectados 120,7 milhões de ataques cibernéticos no Brasil. E eles custam caro: um estudo realizado pela IBM Secutiry, em parceria com a Ponemon Institute, mostrou que essas invasões custam, em média, US$ 1,35 milhão por empresa no Brasil.

Portanto, ao escolher uma ferramenta para gerenciar a comunicação interna, a segurança do ambiente deve estar no topo da lista de prioridades.

Para garantir a máxima segurança das informações sensíveis que circulam no ambiente virtual, o UNA tem criptografia de ponta a ponta. Assim, consegue assegurar a privacidade de todos os dados trocados, sejam eles em texto, áudio ou imagens.

Além da criptografia, o UNA permite que toda a troca de informações seja rastreável e passível de monitoramento, dando mais controle ao gestor.

Planos de expansão

Por se tratar de uma ferramenta completa, é comum encontrar gestores que acreditam que o UNA é voltado apenas para grandes negócios. Embora, de fato, as mais de 50 funcionalidades disponíveis facilitem a gestão de equipes mais robustas, pequenas empresas também alcançam resultados expressivos na diminuição de custos, controle de gastos e coordenação de projetos.

Um dos itens que tornam o UNA uma solução adequada para pequenos negócios é a possibilidade de expansão dos pontos de atendimento. Desta maneira, a ferramenta se adapta ao crescimento da empresa, assegurando a qualidade e confiabilidade do sistema.

Solicite uma demonstração gratuita do UNA

O UNA está disponível em três formas de contratação:

  • Nuvem: ideal para redução de custos com infraestrutura;
  • On premises: aquisição e hospedagem da tecnologia na sua empresa;
  • Locação: os equipamentos são alugados e instalados no local de trabalho. 

Independente do modelo escolhido, mais de 100 profissionais estão à disposição para prestar suporte 24h por dia, 7 dias por semana. Além disso, os clientes também contam com uma plataforma de ensino à distância, que capacita os colaboradores na utilização da tecnologia, permitindo que as funcionalidades sejam compreendidas e bem utilizadas por todos.

Se você identificou os pontos citados na sua empresa, solicite uma demonstração gratuita! Acesse o link e descubra como o UNA vai revolucionar a sua comunicação interna.


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